我們每月會提交管理工作報告予貴法團，匯報有關屋苑保安，維修，保養，清潔及投訴事項，以便業戶更清楚屋苑之狀況，另外，就貴法團的重要決定，本司會不時以通告形式向全體業戶交代，使各業戶能掌握屋苑的最新運作情況。
物業管理服務
執行建築物管理條例和用戶守則
- 我們會依照【建築物管理條例】(第344章)及〈大廈公契及分公契〉及業戶守則，執行大廈經理人的職務。如一些管理問題涉及法律，我們會代表業主徵詢律師的法律意見，繼而提交管理建議。
- 代貴法團處理及執行秘書工作及一切屋苑/大廈文書通告工作
- 按貴法團指示執行管理事務
- 為屋苑安排購買合適大廈的保險
與業主立案法團、租戶的溝通
每月提交管理工作報告及突發事情匯報
業戶查詢／投訴的處理
我們樂意跟進任何投訴，客戶除可聯絡駐屋苑的管理處外，亦可致電本公司總部聯絡。
當駐守屋苑或總公司的員工收到業戶的投訴後，將會向總公司報告，並會將投訴的有關資料和處理過程，記錄於一個電腦資料庫。另一方面，物業經理需就有關查詢／投訴進行相應的跟進行動及改善措施，並遞交總公司總經理批核。
管理層與貴法團溝通渠道
我們明白顧客是最好的老師，故我們管理層定期與貴法團會面，以加強與貴法團溝通以保持良好關係，瞭解客戶所需。同時，管理層亦定期巡邏管理之物業，就屋苑管理提出意見，提升管理質素。
進行周年服務問卷調查
我們每年會在屋苑內進行一次服務問卷調查，收集各業戶對本公司的服務意見和改善，從而不斷提升服務質素。
定期會議
負責的物業經理及物業主任每月會與 貴法團舉行會議，匯報及檢討屋苑/大廈的管理工作，並在會議中向業主提供一些管理建議，包括維修工程及保安措施等。
我們每年會協助 貴法團召開業主大會，向全體業主匯報過去一年之工作及屋苑/大廈管理帳目之財政狀況，加強服務的透明度。我們會負責有關會議的文書工作，包括擬備會議議程及會議紀錄等，以乎合<<建築物管理條例>>要求。
屋苑帳目管理及開支預算
財政預算
我們每年會為 貴屋苑擬訂整年之管理開支預算案，以便貴法團及業戶能掌握全年的整體管理開支。
帳目管理及追討租金
我們總公司的財務部會為 貴屋苑提供帳目管理服務。我們每月首天會向業戶發出繳費通知單。負責的物業經理和總公司的財務部會監察繳費的情況及向業戶跟進催交管理費，並在有需要時，就管理費追討, 安排適當的法律行動追討欠款。
管理費通知單
追收信
管理收支報告及核數
我們每月會向 法團提交清楚易於明白的項目管理帳目之管理收支結算表，使貴法團清楚了解項目的財政狀況。財政年結後，會擬備全年帳目結算，提交貴法團審閱。
財務監管
總公司財務總經理會監管所有項目之財務監管，屋苑管理處及屋苑財務經理需每星期 提交大廈收支狀況記錄及每月提交屋苑收支表予財務總經理核查及審批,以確保屋苑財務準確性。
管理及監管保安服務
- 本公司將根據 貴司指示及<<保安及護衛服務條例>>聘請保安服務，並確保各員工之工作表現得到最直接及緊密的監控。本公司具備有一套完善保安人員工作指引，改善保安員服務。
- 本公司擁有外圍巡查隊, 若果屋苑保安員因故發事情突然能上班,可隨時安排外圍巡查隊隊員頂替崗位。
- 保安部主管為退役紀律部隊成員, 處理突發事件經驗豐富, 可為大廈提供專業保安意見。
- 本司擁有註冊保安導師, 定期為前線保安員提供培訓及合適教材,提升保安員服務水平。
保安員負責職務包括：
- 擔當接待角色，回答業主/訪客詢問，提供適切協助。
- 訪客登記
- 定時進行公眾地方巡邏。
- 檢查項目內各公共設施情況，如照明系統等。
- 檢查項目內公共地方之清潔情況，在有需要時進行簡單的清潔服務。
- 收取大廈租金及其它費用
- 接受及解決業戶之查詢及投訴
清潔服務
清潔工序表
我們會因應 貴屋苑的實際環境，與清潔公司共同編製一套清潔工作程序表，包括每天、每星期及每月的清潔項目，讓清潔工人跟循。
- 備有度身訂做每日、每週、每月的清潔時間表及驗收表
- 制定每日清潔員工出勤表
- 定期及突擊清潔巡查
- 定期與承判商開會以檢討清潔表現
清潔檢查
駐項目職員每天巡邏時，會同時視察各處公眾地方的清潔水準，如發現清潔欠佳的地方，會立即跟進。
公共設施的維修保養
本司設有獨立工程部，為貴法團提供維修和保養建議，安排工程報價和招標，監管承判商的工作等。當屋苑遇有較大型及複雜的工程，我們工程經理亦會到屋苑提供協助，亦會出席屋苑業主會議，以解答法團及業主之詢問。
設施檢查
我們工程團隊為就屋苑各項公共設施進行定期視察和檢查，並會向貴法團提交維修及改善建議。
定期保養維修計劃
適時及有計劃的保養維修工作將有助減低設施的損壞，有效地保障物業的價值，我們每年會擬制公共設施的年度維修保養計劃及保養預算，透過招標程序聘用獨立承辦商提供維修保養服務，如電力系統、保安系統等， 以減少意外事件發生及保障業戶之安全。
撰寫及執行屋苑維修計劃
適時及有計劃的保養維修工作將有助減低設施的損壞，有效地保障物業的價值，我們每年會擬制公共設施的年度維修保養計劃及保養預算，透過招標程序聘用獨立承辦商提供維修保養服務，如電力系統、保安系統等， 以減少意外事件發生及保障業戶之安全。
工程招標
我們會按<<建築物管理條例>>的招標指引程序進行各項工程的招標工作。我們會從公司認可的承判商名單中, 挑選合適的投標商，貴公司亦可推薦其它公司加入投標任何工程，最後投標名單會先獲貴公司通過後，我們才會作出邀請。
所有保養合約將獲貴公司批准後，才會正式簽約，所有保養商及承判商將受本司總公司工程部嚴格監管, 他們需定期呈交詳細維修保養報告，以確保服務水平。
我們除了注重自身人員的服務質素， 更致力聯繫有質素之服務承判商，網羅各類專才，為客戶提供多元化服務。另外，本司會定期檢討承判商之服務質素，與承判商舉行會議，以提高服務及保養質素。
我們有一份各類設施的認可承辨商名單，本司為每半年對各承判商的表現進行評核，此外，各負責的物業經理發現有承判商的工作不符合水準，本司會即時對該承判商作出書面警告，甚至將其公司從本司的認可承造商名單中刪除。
職業安全
本司重視安全生產，注重員工培訓，會定期舉行培訓及灌輸職業安全訊息予員工。
大型維修計劃
如貴屋苑有需要進行大型維修或改善工程，我們可協助貴法團以招標形式，甄選合適和有專業資格的工程顧問公司作為工程監督，本司亦不會就是項安排或該項目工程收取任何酬金。
業戶增值服務
除保養公共設施外, 我們亦會為客戶提供私設施維修增值服務(按各屋苑狀況而定), 包括:
堵塞處理
清潔消毒
漏水處理
更換服務
冷氣維修服務
插座服務
其他水電施工
緊急事故處理
我們明白緊急事故處理是物業管理之重要工作,故我們備有一套緊急事故的處理方法指引(如火警、水浸等緊急事故)，並定期提供培訓予員工，另外, 保安部亦會定莆查問前線保安員有關緊急事故處理方法, 使其熟習有關處理步驟, 以達至防患於未燃, 熟能生效之效果。
另外, 本司亦設立了[ 24小時緊急事故小組] 由總物業經理負責, 成員包括物業經理、物業主任及有關的工程經理, 我們會二十四小時隨時候命，協調相關政府部門, 工程承判商, 各租戶, 以中央統籌處理任何緊急事故, 減低意外發生時之影響及損失, 加快修復事故的時間
合適項目之增值服務
我們明白業戶之需要，我們會與不同公司合作，提升服務質素，提供各類型之共享設施，提高業戶滿足感
員工管理
員工獎勵計劃
- 員工工作表現理想，獲客戶嘉許信，公司將獲發現金劵以作獎勵。 (有關費用由本司支付)
- 每季進行午餐會議，增加員工溝通，增強圑隊士氣。
- 定期提供培訓講座，增加員工管理, 保安及安全知識。
- 設立進修津貼, 提升員工歸屬感。
服務承諾
「怡信」一直本著「以客為本」的服務精神，為我們客戶提供全面性、高效率和符合經濟效益的物業管理服務；而所有工作程序皆會按照公司所訂下的標準程序來執行
接管前工作計劃
當接獲 貴法團委任敝公司作為貴屋苑的新管理公司後，我們便會立即由負責的物業經理成立一隊專責接管隊伍，開始安排有關之接收工作和安排，主要接管工序如下：
物業管理部方面
本公司物業管理部同事將會嚴格執行以下接管工序，詳情如下:
- 法團文件交接記錄，包括：設施圖則、各類合約、往來信件、 會議記錄、各項屬於法團物件、鑰匙、業主聯絡資料、法團管理委員會資料等。
- 跟進各項保養合約屆滿日期，尤其大廈保險及常用重要設施。
- 審閱大廈公契及業戶守則，以便清楚了解業權及業主、管理人責任。
- 存放私隱資料 ，業主 、業戶聯絡資料將按程序小心存放。
工程部方面
- 檢查屋苑系統及其他公用設施，以確保安全，並加上適當使用指示，檢查急救箱用品種類是否足夠。
- 在現有設施重新加上標籤，以便妥善處理突發事件 ，例如爆水 、水浸意外等
- 綜合後三個月內提供大廈整體改善方案。
會計部方面
- 核對管理費，確保交接後無誤。
- 核對法團帳目(支出帳 / 資產負債表 / 應收未收/ 應付未付 / 暫收帳 / 各項按金等) 。
- 收集法團銀行文件。
- 收集法團銀行簽署授權人士模式。
- 收集核數報告。
駐屋苑員工隊伍
我們會依照 貴法團的意見以及員工的意願，與以往工作表現良好的駐屋苑管理職員商議有關繼續留任問題。若有任何職位空缺，我們會安排招聘合適的員工，並進行培訓，確保順利交接。
開設獨立銀行戶口
我們會為 貴屋苑/大廈開設獨立銀行戶口，代為保管所有管理費基金，一切屋苑收入及支出將妥善記錄在會計賬目內，確保各業主的利益得到保障。
保養及服務合約
我們會與法團或現任管理公司聯絡，索取屋苑內各類公共設施的保養合約和服務合約，檢討工作細則是否足夠，並提交意見給業主。在有需要時，我們會安排重新招標工作，甄選聲譽及工作表現良好的公司提供服務。所有合約將會先獲 貴法團通過，才作正式簽署。倘時間不足，我們會與現時的承辦商聯絡，繼續合約，直至另行招標為止。
總結
我們【怡信物業管理有限公司】網羅業界的精英，竭誠為客戶提供最專業，我們將堅守四大信念,誠信 敬業 務實 創新，為業戶帶來嶄新的物業管理服務及客戶服務體驗，以貼心、專業細心之態度，超越客戶的服務期望，期待不久將來能與貴法團/貴公司服務.